Nuestro propósito principal se traduce, en velar por la integridad, autenticidad y veracidad de la información de los documentos que reposan en las Historias Laborales de la comunidad educativa y administrativa, así mismo, guiar y garantizar los lineamientos archivísticos de los documentos que se producen en cada proceso de la Secretaria de Educación según las normas y procedimientos vigentes.
En la actualidad, tenemos en custodia un acervo documental conformado por más de 2.700 Historias Laborales, pertenecientes a toda nuestra comunidad educativa (Docentes, Directivos Docentes, Funcionarios administrativos de las Instituciones Educativas, Funcionarios Administrativos de la Secretaría de Educación y Funcionarios Retirados), además, se salvaguardan los expedientes de Ordenes de Prestación de Servicios (OPS) y el Escalafón de docentes de Instituciones Educativas privadas.
Diariamente las Historias Laborales son actualizadas por parte del Técnico Operativo encargado, así es, que en lo corrido de 2023, se han recibido alrededor de 3.400 expedientes, bajo un promedio mensual de 430 documentos, que se han revisado, clasificado, foliado e ingresado a las Historias Laborales.
¿Qué es una Historia Laboral?
Es una serie documental de acceso reservado, en donde se conservan todos los documentos de carácter administrativo, relacionados con el vínculo laboral que se establece entre un funcionario de la comunidad educativa y entidad, esta contiene información personal o reservada que forma parte del sistema único de información de personal al servicio del Estado. El manejo de esta información debe ser conforme a la ley y los derechos fundamentales, las Historias labora son custodiadas por parte del Técnico Operativo de Archivo, adscrito a la Secretaría de Educación de Duitama.
La Circular 004 de 2003 menciona que cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:
- Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
- Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
- Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
- Documentos de identificación
- Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
- Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
- Acta de posesión
- Certificado de Antecedentes Penales
- Certificado de Antecedentes Fiscales
- Certificado de Antecedentes Disciplinarios
- Declaración de Bienes y Rentas
- Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
- Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
- Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
- Evaluación del Desempeño
- Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.
Normatividad aplicable:
- Constitución Política de la República de Colombia.
- Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”.
- Ley 1437 de 2011 “Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo”
- Circular 004 de 2003 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación sobre “Organización de las Historias Laborales”
- Circular 012 de 2004 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación sobre “Organización de las Historias Laborales”
Tramites:
Cualquier miembro de la comunidad educativa, que tenga o haya tenido algún vínculo con la Secretaría de Educación de Duitama, puede realizar requerimientos sobre su Historia Laboral a manera presencial en la ventanilla de Atención al Ciudadano de la Secretaría o mediante la plataforma (SAC).
Las respuestas y solución a los requerimientos allegados al área de ARCHIVO de la Secretaria de Educación de Duitama, se acogen a los términos de lo dispuesto por el marco jurídico regulatorio del derecho de petición, Ley 1755 de 2015.