Preguntas Frecuentes Inspección y Vigilancia

¿Qué es la inspección y vigilancia de la educación?

El Decreto Nacional 907 de 1996 reglamenta la Inspección y Vigilancia del sector educativo. Es el proceso mediante el cual se vela o cuida para que la prestación del servicio público educativo por parte de las Instituciones oficiales y privadas se realice de forma adecuada y dando cumplimiento de las normas constitucionales, leyes y otras normas reglamentarias. La inspección y vigilancia se ejercerá en relación con la prestación del servicio público educativo formal y de Educación para el trabajo y el desarrollo humano, con las modalidades de atención educativa a poblaciones a que se refiere el Título III de la Ley 115 de 1994, que se preste en instituciones educativas del Estado o en establecimientos educativos fundados por particulares. De igual forma se ejercerá en lo pertinente, sobre el servicio educativo informal.

 

¿Qué hago si no estoy conforme con los Útiles Escolares fijados por el Establecimiento Educativo?

Si los padres de familia encuentran alguna irregularidad en las listas pueden entregarlas a las secretarías de educación y presentar su petición de manera formal. El cobro de cuotas en dinero o en especie, bonos, donaciones en dinero o en especie, aportes a capital o tarifas adicionales a las aprobadas por concepto de matrícula, pensiones y cobros periódicos, están prohibidos., de acuerdo con lo dispuesto en el articulo 1 de la ley 1269 de 2008.

 

¿Están obligados los padres de familia a adquirir los útiles o uniformes con proveedores o marcas definidas por la Institución Educativa?

 

La Directiva Ministerial No. 07 de 2010 establece que los establecimientos educativos orientados por las secretarías de educación en cumplimiento de su función de inspección y vigilancia, y con la aceptación de los padres de familia, deben incluir en el manual de convivencia la regulación sobre la utilización de uniformes escolares.

Por otra parte, es importante recordar que los establecimientos tienen prohibido exigir y por ende los padres de familia no están obligados a:

  • Adquirir para los uniformes de sus hijos prendas exclusivas o de marcas definidas.
  • Adquirir útiles escolares de marcas o proveedores definidos por el establecimiento.
  • Adquirir al inicio del año la totalidad de los útiles escolares que se incluyen en la lista. Estos pueden ser adquiridos en la medida en que sean requeridos para el desarrollo de las actividades escolares.
  • Entregar al colegio los útiles o textos para que sean administrados por el establecimiento
  • Cambiar los textos antes de transcurridos 3 años de su adopción. Estas renovaciones sólo se podrán hacer por razones pedagógicas, de actualización de conocimientos e informaciones y modificaciones del currículo
  • El Gobierno Escolar podrá hacer acuerdos frente a las listas, siempre que no incumplan la legislación vigente.

 

¿Se pueden retener documentos por deudas escolares?

 

La Ley 1650 de 2013, “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 115 de 1994”, prescribió: “Artículo 2. Modifíquese el artículo 88 de la Ley 115 de 1994, el cual quedará de la siguiente forma:

Artículo 88. Título académico (…) Parágrafo 1°. Se prohíbe la retención de títulos por no encontrarse el interesado a paz y salvo en sus obligaciones con la institución, cuando presente imposibilidad de pago por justa causa. Para esto el interesado deberá:

 

  1. Demostrar que haya ocurrido un hecho que con justa causa afecte económicamente al interesado o a los miembros responsables de su manutención.

 

  1. Probar la ocurrencia del hecho por cualquier medio probatorio, distinto de la confesión, que sea lo suficientemente conducente, adecuada y pertinente.

 

  1. Que el responsable del pago demuestre haber adelantado las gestiones necesarias para lograr el cumplimiento de las obligaciones pendientes con la respectiva institución.”

 

¿Es legal el cobro de intereses sobre el pago de pensiones en un colegio y la retención de los certificados de notas hasta tanto se paguen los mismos?

Se considera que el cobro de intereses por parte de un colegio, como sanción por el no pago oportuno de las pensiones debe encontrarse previamente establecido en el reglamento interno del colegio, entendiendo que la definición y autorización de matrículas, pensiones y cobros periódicos constituye un sistema que hace parte integral del Proyecto Educativo Institucional y es contenido del mismo, como lo señala el Decreto 2253 de 1995.

 

¿Cómo es la organización de la Educación Preescolar?

La Organización de la Educación Preescolar se encuentra regulada en el Decreto 1075 de 2015 – Titulo 3, Capitulo 2 el cual establece que la educación preescolar de que trata el artículo 15 de la Ley 115 de 1994, se ofrece a los niños antes de iniciar la educación básica y está compuesta por tres grados, de los cuales los dos primeros grados constituyen una etapa previa a la escolarización obligatoria y el tercero es el grado obligatorio.

 

La prestación del servicio público educativo del nivel preescolar se ofrecerá a los educandos de tres (3) a cinco (5) años de edad y comprenderá tres (3) grados, así:

  1. Pre-jardín, dirigido a educandos de tres (3) años de edad.
  2. Jardín, dirigido a educandos de cuatro (4) años de edad.
  3. Transición, dirigido a educandos de cinco (5) años de edad y que corresponde al grado obligatorio constitucional.

 

¿Cuál es el alcance de la gratuidad educativa?

Las Políticas de Gratuidad del Ministerio de Educación Nacional hacen mención a los cobros de los estudiantes en el artículo 2.3.1.3.1.6. del Decreto 1075 de 2015, El cual establece lo siguiente:

“Cobros a los estudiantes. Cuando se atienda población objeto de las políticas de gratuidad del Ministerio de Educación, el contratista no podrá realizar, en ningún caso, cobros por concepto de matrículas, pensiones, cuotas adicionales, servicios complementarios, cobros periódicos u otros conceptos.

 “La gratuidad educativa se entiende como la exención del pago de derechos académicos y servicios complementarios. En consecuencia, las instituciones educativas no podrán realizar ningún cobro por derechos académicos o servicios complementarios. 

 

¿Cómo se fijan los costos educativos para programas de educación para el trabajo y el desarrollo humano?

Atendiendo lo consagrado en el decreto 1075 de 2015, Artículo 2.6.6.2. Los costos educativos de las instituciones que ofrezcan programas para el trabajo y el desarrollo humano fijarán el valor de los costos educativos de cada programa que ofrezcan y la forma en que deberán ser cubiertos por el estudiante a medida que se desarrolla el mismo.”

 

  • Todas las Instituciones de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano que actualmente brinden programas, deben presentar, ante la oficina de Inspección y Vigilancia de la Secretaría de Educación, al inicio de cada año lectivo el acto administrativo, resolución, por medio de la cual se fijan los costos educativos de los programas que ofrezca el establecimiento educativo.
  • Las variaciones de los costos educativos sólo podrá ocurrir anualmente.
  • En caso de incrementos del valor de los costos educativos por encima del índice de inflación del año inmediatamente anterior, deberán presentar a la Secretaría de Educación, un informe que contenga la justificación precisa de los factores en los que se fundamenta el aumento. Con base en la información, esta Dependencia, dentro de los treinta (30) días siguientes autorizará o no el alza propuesta, y por escrito comunicará a la institución educativa.

 

¿Cuál es la reglamentación  para la expedición de licencias de funcionamiento de un establecimiento educativo?

El Artículo 138 de la Ley 115 de 1994 determina la naturaleza y condiciones de los establecimientos educativos:

Artículo 138. Naturaleza y condiciones del establecimiento educativo. Se entiende por establecimiento educativo o institución educativa, toda institución de carácter estatal, privada o de economía solidaria organizada con el fin de prestar el servicio público educativo en los términos fijados por esta Ley. El establecimiento educativo debe reunir los siguientes requisitos:

  1. a) Tener licencia de funcionamiento o reconocimiento de carácter oficial;
  2. b) Disponer de una estructura administrativa, una planta física y medios educativos adecuados.

c)Ofrecer un proyecto educativo institucional

 

Para reglamentar la expedición de licencias de funcionamiento, el Ministerio de Educación Nacional emitió el Decreto 3433 de septiembre 12 de 2008 que establece tres modalidades de la licencia:

  • Definitiva, cuando quien va a abrir el colegio ha presentado todos los requisitos exigidos. Se expide por tiempo indefinido.
  • Condicional, cuando el interesado ha presentado todos los requisitos excepto el concepto sanitario o el permiso de ocupación. Se expide por cuatro años, y se prorroga por periodos de un año, a solicitud del particular, si éste demuestra haber hecho las gestiones para obtenerlas

 

Provisional: esta licencia no permite operar, pero es un aval al proyecto educativo, cuando el particular todavía no tiene licencia de construcción. Una vez obtenida, puede iniciar las gestiones de licencia, compra, adecuación o arriendo de la edificación en que funcionará.

 

¿Necesito saber si a través de la página web se orienta a las personas interesadas en la creación de un establecimiento de educación?

Toda persona que esté interesada en la creación de un establecimiento de educación formal puede ingresar a: www.colombiaaprende.edu.co/productos/edusitios/ educación privada/cursos en línea y encontrará los cursos de inducción o cualquier tema de interés que tenga.

 

¿Puede el colegio cobrar seguro estudiantil?

El artículo 100 de la Ley 115 de 1994 establece que Los estudiantes que no se hallen amparados por algún sistema de seguridad social, en todos los niveles de la educación formal, estarán protegidos por un seguro colectivo que ampare su estado físico, en caso de accidente. Los Directivos de la Institución invitarán a los padres de familia o acudiente a tomar un seguro contra accidentes que cubra la totalidad del año lectivo.

 

¿Puede un colegio cobrar asociación de padres de familia?

El Decreto 1286 de 2005 prohíbe a los establecimientos educativos cobrar o recaudar dineros con destino a la asociación de padres de familia. En la norma en mención se establece la obligatoriedad de separar el patrimonio y la gestión de recursos de la asociación y los del establecimiento.

 

¿Si un establecimiento educativo solicita ampliación de grados o cualquier otra novedad, debe presentar toda la documentación que le sirvió para la licencia o solo presentar el soporte de la novedad invocada?

El ARTÍCULO 2.3.2.1.9. Modificaciones. Las novedades relativas a cambio de sede dentro de la misma entidad territorial certificada, apertura de nuevas sedes en la misma jurisdicción, cambio de nombre del establecimiento educativo o del titular de la licencia, ampliación o disminución de

los niveles de educación ofrecidos, fusión de dos o más establecimientos educativos, o una modificación estructural del PEI que implique una modalidad de servicio distinto o en el carácter de la media, requerirán una solicitud de modificación del acto administrativo mediante el cual se

otorgó la licencia de funcionamiento. Para tales efectos, el titular de la licencia presentará la solicitud, a la que anexará los soportes correspondientes.

 ¿Debe expedirse resolución de modificación de la licencia cuando hay cambio de rector?

Cuando se presente cambio de rector, el establecimiento debe comunicarlo a la Secretaría de Educación, quien a partir de esta información lo actualiza en el Directorio Único de Establecimientos. Este tramite no requiere modificar la licencia de funcionamiento.

 

¿Qué normas urbanísticas aplican para la creación de un establecimiento educativo?

La creación de un nuevo establecimiento requiere además que se cumplan las normas urbanísticas establecidas por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, en el Decreto No. 1469 de abril 30 de 2010 que reglamenta el uso de suelo, tipos de licencias con sus modalidades (incluida la licencia de construcción), procedimientos para la expedición y vigencia de las licencias, permisos de ocupación, entre otros.

 

¿Cuál es el trámite para el cierre de colegio?

 

Se procederá a la cancelación y cierre definitivo de un Establecimiento Educativo no oficial, cuando el propietario del mismo, lo solicite de manera expresa ante la Secretaria de Educación de la Entidad Territorial Certificada.

 

De otra parte, el artículo 2.3.7.4.5 del decreto 1075 de 2015 establece “Mérito para sancionar. Las autoridades competentes estudiarán la existencia de mérito para aplicar el régimen sancionatorio, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.3.7.4.1. del presente Decreto. Para tales efectos tendrán en cuenta que por constituir conductas directamente violatorias de las disposiciones legales y reglamentarias sobre la naturaleza y estructura del servicio educativo que pueden ofrecer los establecimientos de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano, los siguientes comportamientos podrán llevar directamente a la suspensión de la licencia de funcionamiento o del reconocimiento de carácter oficial, cuando se incurra en ellos por primera vez y en caso de reincidencia, a la cancelación de la misma”.

 

¿Los planteles privados pueden cobrar por la recuperación de las áreas perdidas al finalizar el año escolar?

 

El artículo 4 numeral 4 del decreto 2253 de 1995 autoriza a los establecimientos educativos otros cobros periódicos, los cuales deben estar fijados de manera expresa en el reglamento o manual de convivencia. Para el caso objeto de su consulta, si la recuperación de las áreas perdidas está establecida en el manual de convivencia y autorizado por la Secretaria de Educación se puede cobrar, solamente en la recuperación de fin de año académico. En caso de no estar aprobada dentro de los otros cobros el Establecimiento no podrá efectuar estos cobros.

 

¿Qué es el manual de convivencia?

De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 73 y 87 de la Ley 115 de 1994, todos

los establecimientos educativos deben tener como parte integrante del proyecto educativo institucional, un reglamento o manual de convivencia.

Es el documento que define los lineamientos o la reglamentación a la cual deben ceñirse quienes hacen parte de la respectiva institución educativa (Directivos, docentes, padres de familia y alumnos). Este es el resultado de la construcción conjunta por parte de los estamentos que componen la comunidad educativa, es decir se elabora con la participación de los antes señalados y requiere de la adopción formal y la socialización del mismo.

 

¿Cuáles son los requisitos de funcionamiento de una Asociación de Padres de Familia?

El párrafo segundo del artículo noveno del Decreto 1286 del 2005 que regula la participación de los padres de familia en las instituciones educativas afirma “Sólo existirá una asociación de padres de familia por establecimiento educativo y el procedimiento para su constitución está previsto en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995 y solo tendrá vigencia legal cuando haya adoptado sus propios estatutos y se haya inscrito ante la Cámara de Comercio. Su patrimonio y gestión deben estar claramente separados de los del establecimiento educativo”. La circular 15 del 2008 expedida por la Secretaría de Educación del Meta establece el procedimiento para su inscripción ante la entidad territorial.

 

¿Cuáles son los requisitos para cambio de sede de una Institución Educativa?

Para modificar la Licencia de Funcionamiento por cambio de sede es necesario contar con infraestructura física, equipamiento, recursos técnicos y dotación adecuada necesaria para la oferta del servicio educativo.

Se debe presentar a la Secretaría de Educación los siguientes oficios.

  1. Carta de solicitud (Original): Dirigida a la Secretaria de Educación, Indicando en la referencia “Modificación de la licencia de funcionamiento por la novedad cambio de sede”, Mencionar motivo del cambio, datos de contacto actuales, debe ir firmada por el Representante legal.
  2. Contrato o convenio de uso del bien inmueble escolar preferiblemente con duración mínima para una cohorte de estudiantes en caso de que el inmueble sea arrendado. (Copia).
  3. Permiso de uso de suelos - (Para concepto educativo)
  4. Concepto Sanitario favorable o acta de visita
  5. La licencia de Construcción o acto de reconocimiento. (Cuando se requiera)
  6. Copia Certificado técnico de seguridad: Anotaciones Adicionales: Acordes a las normas de prevención y atención de desastres emitido por Bomberos, Empresa Aseguradora o Inspección de Policía (Cualquiera de los tres)
  7. Planos del establecimiento
  8. Certificado de tradición y libertad: 1 Original. Anotaciones Adicionales: Cuando se trate de un establecimiento propio anexar este certificado y cuando es arrendatario anexar documento que así lo acredite.